Membuat nomor urut surat automatis pada excel

Tutorial ini bermula saat saya dulu ingin membuat berita acara untuk subkontraktor dan ternyata ada penomoran surat yg panjangnya segambreeeng (G tau tuh sapa pencetus pembuatan nomor surat kok ribet banget). Awalnya saya membuat nomor surat itu secara manual tapi seiring waktu bergulir (hasyaaah kyk pujangga aja bahasanya), akhirnya saya memutuskan untuk membuatnya secara automatic dan alhamdulillah berhasil dan tentunya oleh guru saya yg baik hati (Yuuup’s sapa lagi klo bukan Paman Google hihihi). Cukup ya introduction ngaco-nya

Ikuti langkah2 berikut ini (engga ribet kok cuman copy paste rumus yang nanti saya kasih secara cumi-cumi, eh mksd saya cuma-cuma ding)Langkah 1

Buat form berupa tabel seperti berikut (untuk format terserah style anda tentunya). Intinya nanti akan dibuat penomoran surat secara otomatis.

Langkah 2

Pada contoh format nomor surat adalah:

001/PTDY/ENG/STR/V/2012

maksud dari penomoran tersebut adalah:

001 : nomor urut surat

/PTDY/ENG/STR/ : identitas perusahan/kode/bidang (disini sesuaikan dengan format dari perusahaan anda ya)

V : bulan surat tersebut dibuat yang ditandai dengan angka romawi. Bulan Mei maka ditandai dengan simbol “V” namun bisa juga diganti angka “5”

2012 : tahun dibuatnya surat tersebut. Disini nanti sifatnya continue yg artinya jika tahun berubah misal 2013 maka penomoran akan terus berlanjut bukan memulai dari awal lagi ya. Tapi klo mo dibuat dari 1 lagi bisa kok ya tinggal buat format penomoran ulang dengan cara yg sama aja.

Pada cell E3 anda tulis rumus seperti ini:

=IF(C3=”";”";CONCATENATE(TEXT(B3;”000″);”/PTDY/ENG/STR/“;ROMAN(MONTH(C3));”/”;YEAR(C3)))

ditulisnya nyambung ya jangan pakai spasi,contohnya lihat gmbr dibawah:

Semoga gambarnya kelihatan ya

Maksud dari rumus tersebut adalah:

C3 : arahkan pada cell tanggal dimana nantinya bulan dari tanggal itulah yang dipakai sebagai penomoran surat, dalam contoh 12 Mei 2012 maka akan tertulis bulan V (secara angka romawi).

B3 : arahkan pada cell untuk mengurutkan nomor surat jadi akan dimulai dari angka sesuai isi cell B3 itu.

/PTDY/ENG/STR/ : ini sifatnya optional yg artinya anda bisa sesuaikan dengan format dari style perusahaan anda

ROMAN : ini sebagai fungsi untuk merubah angka menjadi angka romawi jika ingin menggunakan angka konvensial (angka 1,2,3,4,…dst) maka tulisan ROMAN anda hilangkan saja.

Langkah 3

Setelah menuliskan rumus diatas maka jangan lupa di enter ya untuk melihat hasilnya lalu langkah terakhir anda tinggal men-drag cell C3 yg anda buat tadi ke bagian bawah. Selesai deh. Hasilnya seperti berikut:

Untuk mempermudah anda memakai formula diatas silahkan download file excel yang sudah saya buat DISINI (GRATIS!!!)

Semoga bermanfaat ya

Note:

Jika link download yang saya sertakan sudah expired/invalid/404/hilang/atau tidak bisa di download bisa inbox ke saya, in sha Allah akan saya respon.

Terima kasih

Posted by bellater1x on Jul 16, 2012 in Tutorial Office | 19 comments

19 Comments

ifan
Jan 25, 2013

mas, maaf kok saya coba copy paste rumusnya kok tidak berhasil yah, mohon pencerahannya. atau mungkin bisa di email untuk filenya ke ars.ifan.gunawan@gmail.com

Respond
- bellater1x
  Jan 26, 2013
  
  Untuk link file excel-nya sudah saya update pada tutorial saya. Trim’s
  
  Respond
Ana
Mar 28, 2013

Thank you very very very much for this.

Respond
ZAFA
Jun 19, 2013

KALAU nOMOR URUT ada ditengah gimana om?

Respond
- bellater1x
  Jun 19, 2013
  
  rumusnya dirubah seperti ini mas :
  =IF(C3=”",”",CONCATENATE(“PTDY/ENG/STR/”,TEXT(B3,”000″),”/”,ROMAN(MONTH(C3)),”/”,YEAR(C3)))
  kalimat PTDY/ENG/STR/ bisa ente rubah sesuai format mutlak/format yg tdk berubah,dan C3 adalah cell dimana dimasukkan tanggal yg akan diambil nomor bulannya mas,jadi mas bisa sesuaikan sendiri dengan format yang mas inginkan. Trims
  
  Respond
Oviyana
Feb 18, 2015

kalau tahunnya cuman mau 2 angka aja gimana mas? bisa ga ya?

Respond
- bellater1x
  Feb 18, 2015
  
  klo mau menampilkan tahunnya hanya dua angka terakhir rumusnya dibuat seperti ini:
  =IF(C3=”",”",CONCATENATE(TEXT(B3,”000″),”/PTDY/ENG/STR/”,ROMAN(MONTH(C3)),”/”,RIGHT((YEAR(C3)),2)))
  dikombinasikan dengan fungsi “Right”
  silahkan download filenya disini
  
  Respond
  - Oviyana
    Feb 18, 2015
    
    ok pak. tq. sangat membantu
    
    Respond
irmawati
Mar 11, 2016

klo mengurutkan no surat yg begini
421.1/152/dindik/smp/2016
yg akan di urut no 152

Respond
- bellater1x
  Mar 13, 2016
  
  untuk pertanyaan mba irma sudah saya bantu dalam bentuk file excelnya nih biar bisa langsung dicoba, intinya sih tinggal memodifikasi rumus yg sdh saya informasikan ditutorial ini.Terima kasih
  
  Download file
  
  Semoga Bermanfaat ya
  
  Respond
Ryan
Feb 9, 2017

Kalo bulannya bukan Romawi tapi muncul 2 digit bagaimana y mas?

Respond
- bellater1x
  Feb 11, 2017
  
  Rumusnya di modifikasi saja seperti ini mas
  
  =IF(C3=”",”",CONCATENATE(TEXT(B3,”000″),”/PTDY/ENG/STR/”,CONCATENATE(TEXT((MONTH(C3)),”00″),”/”,YEAR(C3))))
  
  Respond
Tres Susandi
Feb 25, 2017

klo mengurutkan no surat yg begini bagaimana ya pak

ADP/SKU/ASP /S/001/02/2017

yg akan di urut Mulai no 001

Respond
- bellater1x
  May 23, 2017
  
  sudah saya kirim filenya via email ya, semoga membantu
  
  Respond
albert
May 23, 2017

pak fungsi nya tanggal terima sama tanggal invoice itu apa ya? bisa di jelaskan, soalnya saya masih belum begitu paham hehe

Respond
- bellater1x
  May 23, 2017
  
  sebenarnya fokus dari topik yang saya buat ini adalah nomor suratnya bukan tanggalnya tapi it’s okelah jika ada memaksa untuk bertanya..hehehehehe…
  nomor surat yang saya buat diatas tsb mengacu dari tanggal terima tapi itu juga hanya mengambil bulannya saja.
  Pertinyiinnyi
  apa bedanya tanggal terima dengan tanggal invoice?
  sekali lagi ini adalah CONTOH kasus saja jadi penerapannya bisa anda kombinasikan dengan sesuai keperluannya.
  tanggal invoice yang saya buat itu adalah tanggal penagihan untuk suatu produk ke client sedangkan tanggal terima adalah sebagai tanggal penerbitan surat ke clientnya untuk melakukan pembayaran. Saya harap anda bisa memahaminya. Terima kasih sudah berkunjung dan comment di blog saya.
  
  Respond
Lukman Hakim
Aug 14, 2017

jika saya me membuat nomor surat yang contohnya seperti ini :
B-KU.01.01.24.244.06.17.xxxx
Note :
B = Kode Kerahasiaan (SR,R,T,B)
KU = Kode Klasifikasi (ada banyak kodenya)
01 = Kode Kelompok Klasifikasi
01 = Kode Sub Kelompok Klasifikasi
24 = Kode Penandatangan
244 = Kode Konseptor
06 = Kode Bulan
17 = Kode Tahun
xxxx = Nomor Urut Surat
bagaimana dengan rumusnya ya ?
Mohon pencerahan..

Respond
- bellater1x
  Aug 14, 2017
  
  untuk menjawab pertanyaan mas saya sudah coba dengan membuatkan file excelnya jadi mas tinggal download dan pelajari, silahkan di edit2 lagi rumusnya agar sesuai yang diharapkan.
  
  silahkan download filenya disini
  semoga membantu, terima kasih sudah mau berkunjung & bertanya ke saya
  
  Respond
  - Lukman Hakim
    Aug 15, 2017
    
    terima kasih banyak atas rumusannya semoga dapat dimanfaatkan…makasih banyak bos
    
    Respond