Membuat nomor urut surat automatis pada excel
Tutorial ini bermula saat saya dulu ingin membuat berita acara untuk subkontraktor dan ternyata ada penomoran surat yg panjangnya segambreeeng (G tau tuh sapa pencetus pembuatan nomor surat kok ribet banget). Awalnya saya membuat nomor surat itu secara manual tapi seiring waktu bergulir (hasyaaah kyk pujangga aja bahasanya), akhirnya saya memutuskan untuk membuatnya secara automatic dan alhamdulillah berhasil dan tentunya oleh guru saya yg baik hati (Yuuup’s sapa lagi klo bukan Paman Google hihihi). Cukup ya introduction ngaco-nya 
Ikuti langkah2 berikut ini (engga ribet kok cuman copy paste rumus yang nanti saya kasih secara cumi-cumi, eh mksd saya cuma-cuma ding)Langkah 1
Buat form berupa tabel seperti berikut (untuk format terserah style anda tentunya). Intinya nanti akan dibuat penomoran surat secara otomatis.
Langkah 2
Pada contoh format nomor surat adalah:
001/PTDY/ENG/STR/V/2012
maksud dari penomoran tersebut adalah:
001 : nomor urut surat
/PTDY/ENG/STR/ : identitas perusahan/kode/bidang (disini sesuaikan dengan format dari perusahaan anda ya)
V : bulan surat tersebut dibuat yang ditandai dengan angka romawi. Bulan Mei maka ditandai dengan simbol “V” namun bisa juga diganti angka “5”
2012 : tahun dibuatnya surat tersebut. Disini nanti sifatnya continue yg artinya jika tahun berubah misal 2013 maka penomoran akan terus berlanjut bukan memulai dari awal lagi ya. Tapi klo mo dibuat dari 1 lagi bisa kok ya tinggal buat format penomoran ulang dengan cara yg sama aja.
Pada cell E3 anda tulis rumus seperti ini:
=IF(C3=”";”";CONCATENATE(TEXT(B3;”000″);”/PTDY/ENG/STR/“;ROMAN(MONTH(C3));”/”;YEAR(C3)))
ditulisnya nyambung ya jangan pakai spasi,contohnya lihat gmbr dibawah:
Semoga gambarnya kelihatan ya
Maksud dari rumus tersebut adalah:
C3 : arahkan pada cell tanggal dimana nantinya bulan dari tanggal itulah yang dipakai sebagai penomoran surat, dalam contoh 12 Mei 2012 maka akan tertulis bulan V (secara angka romawi).
B3 : arahkan pada cell untuk mengurutkan nomor surat jadi akan dimulai dari angka sesuai isi cell B3 itu.
/PTDY/ENG/STR/ : ini sifatnya optional yg artinya anda bisa sesuaikan dengan format dari style perusahaan anda
ROMAN : ini sebagai fungsi untuk merubah angka menjadi angka romawi jika ingin menggunakan angka konvensial (angka 1,2,3,4,…dst) maka tulisan ROMAN anda hilangkan saja.
Langkah 3
Setelah menuliskan rumus diatas maka jangan lupa di enter ya untuk melihat hasilnya lalu langkah terakhir anda tinggal men-drag cell C3 yg anda buat tadi ke bagian bawah. Selesai deh. Hasilnya seperti berikut:
Untuk mempermudah anda memakai formula diatas silahkan download file excel yang sudah saya buat DISINI (GRATIS!!!) 
Semoga bermanfaat ya 
Note:
Jika link download yang saya sertakan sudah expired/invalid/404/hilang/atau tidak bisa di download bisa inbox ke saya, in sha Allah akan saya respon.
Terima kasih
mas, maaf kok saya coba copy paste rumusnya kok tidak berhasil yah, mohon pencerahannya. atau mungkin bisa di email untuk filenya ke ars.ifan.gunawan@gmail.com
Untuk link file excel-nya sudah saya update pada tutorial saya. Trim’s
Thank you very very very much for this.
KALAU nOMOR URUT ada ditengah gimana om?
rumusnya dirubah seperti ini mas :
=IF(C3=”",”",CONCATENATE(“PTDY/ENG/STR/”,TEXT(B3,”000″),”/”,ROMAN(MONTH(C3)),”/”,YEAR(C3)))
kalimat PTDY/ENG/STR/ bisa ente rubah sesuai format mutlak/format yg tdk berubah,dan C3 adalah cell dimana dimasukkan tanggal yg akan diambil nomor bulannya mas,jadi mas bisa sesuaikan sendiri dengan format yang mas inginkan. Trims
kalau tahunnya cuman mau 2 angka aja gimana mas? bisa ga ya?
klo mau menampilkan tahunnya hanya dua angka terakhir rumusnya dibuat seperti ini:
=IF(C3=”",”",CONCATENATE(TEXT(B3,”000″),”/PTDY/ENG/STR/”,ROMAN(MONTH(C3)),”/”,RIGHT((YEAR(C3)),2)))
dikombinasikan dengan fungsi “Right”
silahkan download filenya disini
ok pak. tq. sangat membantu
klo mengurutkan no surat yg begini
421.1/152/dindik/smp/2016
yg akan di urut no 152
untuk pertanyaan mba irma sudah saya bantu dalam bentuk file excelnya nih biar bisa langsung dicoba, intinya sih tinggal memodifikasi rumus yg sdh saya informasikan ditutorial ini.Terima kasih
Download file
Semoga Bermanfaat ya
Kalo bulannya bukan Romawi tapi muncul 2 digit bagaimana y mas?
Rumusnya di modifikasi saja seperti ini mas
=IF(C3=”",”",CONCATENATE(TEXT(B3,”000″),”/PTDY/ENG/STR/”,CONCATENATE(TEXT((MONTH(C3)),”00″),”/”,YEAR(C3))))
klo mengurutkan no surat yg begini bagaimana ya pak
ADP/SKU/ASP /S/001/02/2017
yg akan di urut Mulai no 001
sudah saya kirim filenya via email ya, semoga membantu
pak fungsi nya tanggal terima sama tanggal invoice itu apa ya? bisa di jelaskan, soalnya saya masih belum begitu paham hehe
sebenarnya fokus dari topik yang saya buat ini adalah nomor suratnya bukan tanggalnya tapi it’s okelah jika ada memaksa untuk bertanya..hehehehehe…
nomor surat yang saya buat diatas tsb mengacu dari tanggal terima tapi itu juga hanya mengambil bulannya saja.
Pertinyiinnyi
apa bedanya tanggal terima dengan tanggal invoice?
sekali lagi ini adalah CONTOH kasus saja jadi penerapannya bisa anda kombinasikan dengan sesuai keperluannya.
tanggal invoice yang saya buat itu adalah tanggal penagihan untuk suatu produk ke client sedangkan tanggal terima adalah sebagai tanggal penerbitan surat ke clientnya untuk melakukan pembayaran. Saya harap anda bisa memahaminya. Terima kasih sudah berkunjung dan comment di blog saya.
jika saya me membuat nomor surat yang contohnya seperti ini :
B-KU.01.01.24.244.06.17.xxxx
Note :
B = Kode Kerahasiaan (SR,R,T,B)
KU = Kode Klasifikasi (ada banyak kodenya)
01 = Kode Kelompok Klasifikasi
01 = Kode Sub Kelompok Klasifikasi
24 = Kode Penandatangan
244 = Kode Konseptor
06 = Kode Bulan
17 = Kode Tahun
xxxx = Nomor Urut Surat
bagaimana dengan rumusnya ya ?
Mohon pencerahan..
untuk menjawab pertanyaan mas saya sudah coba dengan membuatkan file excelnya jadi mas tinggal download dan pelajari, silahkan di edit2 lagi rumusnya agar sesuai yang diharapkan.
silahkan download filenya disini
semoga membantu, terima kasih sudah mau berkunjung & bertanya ke saya
terima kasih banyak atas rumusannya semoga dapat dimanfaatkan…makasih banyak bos