Membuat nomor urut surat automatis pada excel

Tutorial ini bermula saat saya dulu ingin membuat berita acara untuk subkontraktor dan ternyata ada penomoran surat yg panjangnya segambreeeng (G tau tuh sapa pencetus pembuatan nomor surat kok ribet banget). Awalnya saya membuat nomor surat itu secara manual tapi seiring waktu bergulir (hasyaaah kyk pujangga aja bahasanya), akhirnya saya memutuskan untuk membuatnya secara automatic dan alhamdulillah berhasil dan tentunya oleh guru saya yg baik hati (Yuuup’s sapa lagi klo bukan Paman Google hihihi). Cukup ya introduction ngaco-nya Smile

Ikuti langkah2 berikut ini (engga ribet kok cuman copy paste rumus yang nanti saya kasih secara cumi-cumi, eh mksd saya cuma-cuma ding)Langkah 1

Buat form berupa tabel seperti berikut (untuk format terserah style anda tentunya). Intinya nanti akan dibuat penomoran surat secara otomatis.

Snap 2012-07-16 at 13.22.17

Langkah 2

Pada contoh format nomor surat adalah:

001/PTDY/ENG/STR/V/2012

maksud dari penomoran tersebut adalah:

001 : nomor urut surat

/PTDY/ENG/STR/ : identitas perusahan/kode/bidang (disini sesuaikan dengan format dari perusahaan anda ya)

V : bulan surat tersebut dibuat yang ditandai dengan angka romawi. Bulan Mei maka ditandai dengan simbol “V” namun bisa juga diganti angka “5”

2012 : tahun dibuatnya surat tersebut. Disini nanti sifatnya continue yg artinya jika tahun berubah misal 2013 maka penomoran akan terus berlanjut bukan memulai dari awal lagi ya. Tapi klo mo dibuat dari 1 lagi bisa kok ya tinggal buat format penomoran ulang dengan cara yg sama aja.

Pada cell E3 anda tulis rumus seperti ini:

=IF(C3=”";”";CONCATENATE(TEXT(B3;”000″);”/PTDY/ENG/STR/“;ROMAN(MONTH(C3));”/”;YEAR(C3)))

ditulisnya nyambung ya jangan pakai spasi,contohnya lihat gmbr dibawah:

Snap 2012-07-16 at 13.28.01

Semoga gambarnya kelihatan ya Smile

 

Maksud dari rumus tersebut adalah:

C3 : arahkan pada cell tanggal dimana nantinya bulan dari tanggal itulah yang dipakai sebagai penomoran surat, dalam contoh 12 Mei 2012 maka akan tertulis bulan V (secara angka romawi).

B3 : arahkan pada cell untuk mengurutkan nomor surat jadi akan dimulai dari angka sesuai isi cell B3 itu.

/PTDY/ENG/STR/ : ini sifatnya optional yg artinya anda bisa sesuaikan dengan format dari style perusahaan anda

ROMAN : ini sebagai fungsi untuk merubah angka menjadi angka romawi jika ingin menggunakan angka konvensial (angka 1,2,3,4,…dst) maka tulisan ROMAN anda hilangkan saja.

 

Langkah 3

Setelah menuliskan rumus diatas maka jangan lupa di enter ya untuk melihat hasilnya lalu langkah terakhir anda tinggal men-drag cell C3 yg anda buat tadi ke bagian bawah. Selesai deh. Hasilnya seperti berikut:

Snap 2012-07-16 at 13.22.17

Untuk mempermudah anda memakai formula diatas silahkan download file excel yang sudah saya buat DISINI (GRATIS!!!) ;-)

Semoga bermanfaat ya Hot smile

Oia Sumber tutorial ini berasal dari sini nih Gan

5 Comments

  1. ifan
    Jan 25, 2013

    mas, maaf kok saya coba copy paste rumusnya kok tidak berhasil yah, mohon pencerahannya. atau mungkin bisa di email untuk filenya ke ars.ifan.gunawan@gmail.com

    • bellater1x
      Jan 26, 2013

      Untuk link file excel-nya sudah saya update pada tutorial saya. Trim’s

  2. Ana
    Mar 28, 2013

    Thank you very very very much for this.

  3. ZAFA
    Jun 19, 2013

    KALAU nOMOR URUT ada ditengah gimana om?

    • bellater1x
      Jun 19, 2013

      rumusnya dirubah seperti ini mas :
      =IF(C3=”",”",CONCATENATE(“PTDY/ENG/STR/”,TEXT(B3,”000″),”/”,ROMAN(MONTH(C3)),”/”,YEAR(C3)))
      kalimat PTDY/ENG/STR/ bisa ente rubah sesuai format mutlak/format yg tdk berubah,dan C3 adalah cell dimana dimasukkan tanggal yg akan diambil nomor bulannya mas,jadi mas bisa sesuaikan sendiri dengan format yang mas inginkan. Trims

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*