Error. Page cannot be displayed. Please contact your service provider for more details. (26)

Membuat nomor urut surat automatis pada excel

Tutorial ini bermula saat saya dulu ingin membuat berita acara untuk subkontraktor dan ternyata ada penomoran surat yg panjangnya segambreeeng (G tau tuh sapa pencetus pembuatan nomor surat kok ribet banget). Awalnya saya membuat nomor surat itu secara manual tapi seiring waktu bergulir (hasyaaah kyk pujangga aja bahasanya), akhirnya saya memutuskan untuk membuatnya secara automatic dan alhamdulillah berhasil dan tentunya oleh guru saya yg baik hati (Yuuup’s sapa lagi klo bukan Paman Google hihihi). Cukup ya introduction ngaco-nya Smile

Ikuti langkah2 berikut ini (engga ribet kok cuman copy paste rumus yang nanti saya kasih secara cumi-cumi, eh mksd saya cuma-cuma ding)Langkah 1

Buat form berupa tabel seperti berikut (untuk format terserah style anda tentunya). Intinya nanti akan dibuat penomoran surat secara otomatis.

Snap 2012-07-16 at 13.22.17

Langkah 2

Pada contoh format nomor surat adalah:

001/PTDY/ENG/STR/V/2012

maksud dari penomoran tersebut adalah:

001 : nomor urut surat

/PTDY/ENG/STR/ : identitas perusahan/kode/bidang (disini sesuaikan dengan format dari perusahaan anda ya)

V : bulan surat tersebut dibuat yang ditandai dengan angka romawi. Bulan Mei maka ditandai dengan simbol “V” namun bisa juga diganti angka “5”

2012 : tahun dibuatnya surat tersebut. Disini nanti sifatnya continue yg artinya jika tahun berubah misal 2013 maka penomoran akan terus berlanjut bukan memulai dari awal lagi ya. Tapi klo mo dibuat dari 1 lagi bisa kok ya tinggal buat format penomoran ulang dengan cara yg sama aja.

Pada cell E3 anda tulis rumus seperti ini:

=IF(C3=”";”";CONCATENATE(TEXT(B3;”000″);”/PTDY/ENG/STR/“;ROMAN(MONTH(C3));”/”;YEAR(C3)))

ditulisnya nyambung ya jangan pakai spasi,contohnya lihat gmbr dibawah:

Snap 2012-07-16 at 13.28.01

Semoga gambarnya kelihatan ya Smile

 

Maksud dari rumus tersebut adalah:

C3 : arahkan pada cell tanggal dimana nantinya bulan dari tanggal itulah yang dipakai sebagai penomoran surat, dalam contoh 12 Mei 2012 maka akan tertulis bulan V (secara angka romawi).

B3 : arahkan pada cell untuk mengurutkan nomor surat jadi akan dimulai dari angka sesuai isi cell B3 itu.

/PTDY/ENG/STR/ : ini sifatnya optional yg artinya anda bisa sesuaikan dengan format dari style perusahaan anda

ROMAN : ini sebagai fungsi untuk merubah angka menjadi angka romawi jika ingin menggunakan angka konvensial (angka 1,2,3,4,…dst) maka tulisan ROMAN anda hilangkan saja.

 

Langkah 3

Setelah menuliskan rumus diatas maka jangan lupa di enter ya untuk melihat hasilnya lalu langkah terakhir anda tinggal men-drag cell C3 yg anda buat tadi ke bagian bawah. Selesai deh. Hasilnya seperti berikut:

Snap 2012-07-16 at 13.22.17

Untuk mempermudah anda memakai formula diatas silahkan download file excel yang sudah saya buat DISINI (GRATIS!!!) ;-)

Semoga bermanfaat ya Hot smile

Note:

Jika link download yang saya sertakan sudah expired/invalid/404/hilang/atau tidak bisa di download bisa inbox ke saya, in sha Allah akan saya respon.

Terima kasih

 

19 Comments

  1. ifan
    Jan 25, 2013

    mas, maaf kok saya coba copy paste rumusnya kok tidak berhasil yah, mohon pencerahannya. atau mungkin bisa di email untuk filenya ke ars.ifan.gunawan@gmail.com

    • bellater1x
      Jan 26, 2013

      Untuk link file excel-nya sudah saya update pada tutorial saya. Trim’s

  2. Ana
    Mar 28, 2013

    Thank you very very very much for this.

  3. ZAFA
    Jun 19, 2013

    KALAU nOMOR URUT ada ditengah gimana om?

    • bellater1x
      Jun 19, 2013

      rumusnya dirubah seperti ini mas :
      =IF(C3=”",”",CONCATENATE(“PTDY/ENG/STR/”,TEXT(B3,”000″),”/”,ROMAN(MONTH(C3)),”/”,YEAR(C3)))
      kalimat PTDY/ENG/STR/ bisa ente rubah sesuai format mutlak/format yg tdk berubah,dan C3 adalah cell dimana dimasukkan tanggal yg akan diambil nomor bulannya mas,jadi mas bisa sesuaikan sendiri dengan format yang mas inginkan. Trims

  4. Oviyana
    Feb 18, 2015

    kalau tahunnya cuman mau 2 angka aja gimana mas? bisa ga ya?

    • bellater1x
      Feb 18, 2015

      klo mau menampilkan tahunnya hanya dua angka terakhir rumusnya dibuat seperti ini:
      =IF(C3=”",”",CONCATENATE(TEXT(B3,”000″),”/PTDY/ENG/STR/”,ROMAN(MONTH(C3)),”/”,RIGHT((YEAR(C3)),2)))
      dikombinasikan dengan fungsi “Right”
      silahkan download filenya disini

      • Oviyana
        Feb 18, 2015

        ok pak. tq. sangat membantu

  5. irmawati
    Mar 11, 2016

    klo mengurutkan no surat yg begini
    421.1/152/dindik/smp/2016
    yg akan di urut no 152

    • bellater1x
      Mar 13, 2016

      untuk pertanyaan mba irma sudah saya bantu dalam bentuk file excelnya nih biar bisa langsung dicoba, intinya sih tinggal memodifikasi rumus yg sdh saya informasikan ditutorial ini.Terima kasih

      Download file

      Semoga Bermanfaat ya :)

  6. Ryan
    Feb 9, 2017

    Kalo bulannya bukan Romawi tapi muncul 2 digit bagaimana y mas?

    • bellater1x
      Feb 11, 2017

      Rumusnya di modifikasi saja seperti ini mas

      =IF(C3=”",”",CONCATENATE(TEXT(B3,”000″),”/PTDY/ENG/STR/”,CONCATENATE(TEXT((MONTH(C3)),”00″),”/”,YEAR(C3))))

  7. Tres Susandi
    Feb 25, 2017

    klo mengurutkan no surat yg begini bagaimana ya pak

    ADP/SKU/ASP /S/001/02/2017

    yg akan di urut Mulai no 001

    • bellater1x
      May 23, 2017

      sudah saya kirim filenya via email ya, semoga membantu :)

  8. albert
    May 23, 2017

    pak fungsi nya tanggal terima sama tanggal invoice itu apa ya? bisa di jelaskan, soalnya saya masih belum begitu paham hehe

    • bellater1x
      May 23, 2017

      sebenarnya fokus dari topik yang saya buat ini adalah nomor suratnya bukan tanggalnya tapi it’s okelah jika ada memaksa untuk bertanya..hehehehehe…
      nomor surat yang saya buat diatas tsb mengacu dari tanggal terima tapi itu juga hanya mengambil bulannya saja.
      Pertinyiinnyi :)
      apa bedanya tanggal terima dengan tanggal invoice?
      sekali lagi ini adalah CONTOH kasus saja jadi penerapannya bisa anda kombinasikan dengan sesuai keperluannya.
      tanggal invoice yang saya buat itu adalah tanggal penagihan untuk suatu produk ke client sedangkan tanggal terima adalah sebagai tanggal penerbitan surat ke clientnya untuk melakukan pembayaran. Saya harap anda bisa memahaminya. Terima kasih sudah berkunjung dan comment di blog saya.

  9. Lukman Hakim
    Aug 14, 2017

    jika saya me membuat nomor surat yang contohnya seperti ini :
    B-KU.01.01.24.244.06.17.xxxx
    Note :
    B = Kode Kerahasiaan (SR,R,T,B)
    KU = Kode Klasifikasi (ada banyak kodenya)
    01 = Kode Kelompok Klasifikasi
    01 = Kode Sub Kelompok Klasifikasi
    24 = Kode Penandatangan
    244 = Kode Konseptor
    06 = Kode Bulan
    17 = Kode Tahun
    xxxx = Nomor Urut Surat
    bagaimana dengan rumusnya ya ?
    Mohon pencerahan..

    • bellater1x
      Aug 14, 2017

      untuk menjawab pertanyaan mas saya sudah coba dengan membuatkan file excelnya jadi mas tinggal download dan pelajari, silahkan di edit2 lagi rumusnya agar sesuai yang diharapkan.

      silahkan download filenya disini
      semoga membantu, terima kasih sudah mau berkunjung & bertanya ke saya :)

      • Lukman Hakim
        Aug 15, 2017

        terima kasih banyak atas rumusannya semoga dapat dimanfaatkan…makasih banyak bos

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*