Penulisan alamat surat secara cepat dengan Ms. Word 2010

Ini mungkin pengalaman pribadi saya yang kala itu disuruh kakak saya sendiri untuk membuat list undangan dengan jumlah tujuan lebih dari 200 alamat plus nama orang yang akan diundang. Kakaku sudah membuat list nama orang yang akan diundang + alamatnya itu di file excel. Kebayang dong klo saya kudu copy+paste tuh nama and alamat secara manual mungkin jari telunjuk & jari tengahku bisa rematik. Akhirnyaku tanya deh sama teman sejatiku Paman Google (kenapa sih s’lalu tanya paman Google?…laaah saya mo tanya sapa lg coba lhaa wong saya sdh coba tanya sama teman2+sahabatku malah kaga tau n malah justru menyarankan tanya sama Paman Google dan memang wkt itu juga butuh cepet). Hehehehe curcol engga penting lagi nih saya

Oke simak aja tutorial bergambarnya berikut ini (kok kyk komik aja ya dinamakan tutorial bergambar…hihihihi).

Fyi: saya menggunakan Word & Excel versi 2010 tapi bisa diterapkan kok di versi 2007.

Langkah 1

Buat tabel dengan menggunakan excel untuk list yang akan di input kedalam surat, sebagai contoh tabelnya sebagai berikut:

Setelah itu save file tersebut dengan nama terserah anda, disini saya akan menyimpannya dengan nama “Daftar Nama”

Langkah 2

Pada Ms. Word anda siapkan surat yang akan di pakai untuk mencantumkan nama & alamat yg sudah dibuat di Excel. Contoh surat saya sebagai berikut:

 Notasi kotak biru adalah posisi dimana nama undangan dan alamat yg akan di input, jadi anda tidak perlu membuatnya ya.

Langkah 3

Masih tetap berada di Word, Anda pilih tab “Mailings” lalu pilih “Start Mail Merge”  dan pilih “Letters” (lihat gambar dibawah,red).

Langkah 4

Masih berada tab “Mailings” lalu anda pilih “Select Recipients” dan pilih opsi “Use Existing List”.

 

Langkah 5

Cari dimana file excel yg anda buat diawal tadi anda simpan. Disini saya membuka file excel saya yg bernama “Daftar Nama” lalu click “Open”

 

Langkah 6

Setelah click open dari file excel maka akan muncul pop up “select table” dan anda pilih “Sheet1$” lalu click “OK”

 

Langkah 7 (Optional)

Langkah ini sifatnya optional atau jika tidak dijalankan tidak ada masalah. Namun jika anda ingin mengedit daftar nama/alamat yg ingin di masukkan ya sebaiknya anda click icon “Edit Recipient List” (lihat gmbr dibawah)

Setelah itu akan muncul pop up “Mail Merge Recipients” dan disana anda bisa menghilangkan tanda checklist/centang untuk daftar yg tidak ingin anda masukkan sebagai list tujuan surat anda. Namun jika file excel yg anda buat sebelumnya sudah anda atur bahwa semua data yg ada dalam file excel tsb sudah valid untuk tujuan surat anda maka pastikan semua data yg ada di “Mail Merge Recipients” tercentang semuanya.

Catatan: Jika terjadi update data pada file excel anda maka cara ini wajib anda lakukan dan anda click tombol “Refresh” pada pop up “Mail Merge Recipients” (lihat gmbr diatas).

Langkah 8

Selanjutnya anda posisikan pointer/cursor anda pada posisi notasi biru (lihat gmbr pada langkah 2) dimana pertama anda akan memasukkan data Nama_Perusahaan. Anda click icon “Insert Merge Field” dan pastikan muncul list nama yg mirip dengan tabel dari file excel anda. Lalu anda pilih “Nama_Perusahaan”.

Langkah 9

Dengan langkah yg sama seperti langkah 8 tapi anda pilih opsi “Alamat_Kantor”. Lihat gmbr berikut:

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. Lihat gambar berikut:

 

Langkah 10

Untuk melihat hasil penggabungan, click tombol “PreviewResults”

Hasilnya seperti berikut:

 

Langkah 11

Untuk melihat nama & alamat selanjutnya anda bisa click icon segitiga biru arah ke kanan (lihat gmbr berikut)

Jika anda ingin mencari nama/alamat tujuan surat tertentu anda bisa click icon “Find Recipient”

Tulis nama yang anda ingin cari dan masukkan pada kolom Find lalu click tombol “Find Next” dan Word akan menampilkan nama yg anda maksud. Jika tidak ada berarti data yg ada di dalam excel anda yg kurang lengkap dan harus di update.

 

Langkah 12

Tahapan terakhir ini adalah tahap pencetakan atau penyimpanan file. Anda tetap memilih tab “Mailings” lalu click icon “Finish & Merge” lalu disana pilih opsi “Print Documents” jika hendak anda langsung mencetak surat tersebut.

Setelah anda click “Print Documents” maka akan muncul pop up “Merge To Printer” seperti berikut:

Ada 3 pilihan:

All untuk mencetak semua surat.
Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Untuk opsi “Edit Individual Documents”, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan pop up “Merge to Printer” yaitu All, Current record dan nomor urut tertentu.
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut ya

Tutorial ini semata-mata bukan dari saya coba2 sendiri ya tapi hasil Googling dan sumbernya disini nih. Tapi saya sedikit rubah dengan menampilkan tutorial dengan gambar screenshot guna memudahkan sang pembaca biar cepet ngerti aja gitu hehehe.

Thanks sdh mo berkunjung ke Blogku dan jika ada yg kurang paham bisa comment dibawah ini